슬롯 무료체험가 School of Arts & Sciences에서 효율성을 향상시키는 데 어떻게 도움이되었는지

2로 위치 차터 스쿨 네트워크에 걸쳐 간소화되고 영향력있는 방식으로 교육자와 가족을 연결하는 것은 예술 과학 학교 (SAS)에 가장 중요합니다.

혁신적인 관행으로 알려진 SAS는 가족 참여를 강화하고 효율성을 높이며 모금 활동을 강화하는 형태 및 운영에 대한 새로운 디지털 프로세스를 채택했습니다.

방정식의 양쪽에서 작동 장애물 이해

School of Arts and Sciences의 재무 관리자 인 Karen Burns는 학교 관리자와 부모로서 혼란스럽고 시간이 많이 걸리는 수동 학교 프로세스의 좌절감을 이해합니다.

수년 동안 SAS에 참석 한 4 명의 자녀를 둔 부모로서 Burns는 서류의 양에 압도 당했다고 느꼈습니다. Burns는“이러한 학교 과정의 반복적이고 수동적 인 특성, 특히 새로운 학년이 시작될 때 우스운 것처럼 보였습니다.

그런 다음 학교 관리자로서의 역할에서 번스는 결함이 있고 구식 시스템의 영향을 겪었습니다. "종이 양식 추적 및 관련 수동 워크 플로우는 시간이 많이 걸리고 비효율적입니다."

기능 및 협업 확장

SAS가 2015 년에 두 번째 차터 스쿨을 열었을 때, 수요 증가는 이미 과도한 운영 관행을 괴롭 혔습니다.

“저는 우리 자신의 2 스쿨 지구로서 종이 기반과 사람들과 관련된 운영 프로세스를 개선 할 필요가 있다는 것을 빨리 깨달았습니다.”라고 Burns는 말했습니다.

Burns는 다양한 수준의 성공을 거둔 수많은 워크 어라운드와 도구를 찾고 구현했습니다. 궁극적 으로이 도구는 짧거나 빠르게 자란되었습니다.

Burns의 검색으로 2020 년 1 월 슬롯 무료체험 양식 및 흐름으로 이끌었습니다.“우리는 두 학교의 양식, 워크 플로 및 프로세스를 디지털화하고 싶었지만 사명의 폭을 충족시킬 수있는 플랫폼을 찾기가 어려웠습니다.

“우리는 [슬롯 무료체험 Forms & Flows]와의 토론을 시작했을 때, 우리는 디지털 다중 학교 양식, 직원 등록, 현장 관리, 통합 지불 처리, 학생 의학적 데이터 캡처 및 검증에 이르기까지 예산에 맞는 모든 것을 관리 할 수있는 유일한 솔루션이라는 것을 곧 깨달았습니다.

운영 프로세스 간소화

SAS의 디지털화 임무는 임시 물리적 지불을 수동으로 관리하고 부모로부터 검증 된 온라인 서명을 수집 할 필요성을 줄이기위한 탐구로 시작되었습니다. 그러나 Burns와 그녀의 동료들이 가능한 것이 무엇인지 깨닫기 시작하면서 Charter Network의 프로세스 자동화 의제가 훨씬 광범위 해졌습니다.

오늘, 우리는 [슬롯 무료체험 Forms & Flows]를 백본으로 사용하여 두 학교 전체의 부모와 직원을위한 많은 주요 재무, 요청 및 동의 기반 프로세스를 자동화하는 데 사용했습니다.

실시간 커뮤니케이션 및 연결

교육자, 학생 및 가족은 언제 어디서나 모든 장치에서 프로세스 및 액세스 정보에 참여할 수 있어야합니다. 또한, 전염병의 본질은 마지막 순간의 변화가 규칙적이며 대면 상호 작용으로는 불가능한 수준의 유연성과 적시성이 필요하다는 것을 의미했습니다..

“모든 것이 온라인으로 완료되어야했으며, 우리는 모두 새로운 양식 유형, 권한 캡처 및 워크 플로 프로세스가 필요했습니다.

“예를 들어, 학습 장애가있는 학생들로부터 온라인 수업에 참여하기 위해 부모의 허락을 받아야했습니다. 또한 [슬롯 무료체험 Forms & Flows]를 사용하여 모든 학생들에게 테스트 일정과 설문 조사를 관리했습니다.”.

“[슬롯 무료체험 Forms & Flows]가 없으면이 과정을 어떻게 관리했는지 잘 모르겠지만 10 분 안에 필요한 것을 설정하고 5 분 후에 응답을 받기 시작했습니다.”라고 Burns는 말했습니다. "이제 우리는 가능한 것이 무엇인지 알았으므로, 전염병이 우리 뒤에 단단히 뒤쳐진 후에도 우리가 예전의 상황으로 돌아갈 방법이 없습니다. 우리의 디지털 작동 방식은 확실히 새로운 표준입니다.".

간소화 된 프로세스는 직원 및 가족에게 권한을 부여합니다

Burns는 직원 급여 양식에서 무료 및 감소 된 점심 양식에 이르기까지 Charter Network의 일상적인 종이 프로세스 및 양식을 디지털화했습니다.

Burns는 이러한 양식, 워크 플로 및 프로세스의 디지털 버전을보다 효율적이고 관리하기 쉬운 여러 주요 요소를 식별했습니다. “[슬롯 무료체험 Forms & Flows]는 EFFORMS, 통신 또는 구성원을 즉시 전송하거나 특정 그룹에 멤버를 추가하는 것과 같은 일련의 자동화 된 조치를 정의 할 수 있습니다. 데이터 수신 또는 시간 기반 임계 값을 기반으로 한 데이터를 기반으로합니다. 우리는 모든 운영 작업 플로우에서 발생하는 모든 후속 정보를 제거하거나 상충되는 정보를 배포하고, 새로운 요청을 해제하거나, 새로운 요청을 해제 할 수 있습니다.

또한 Burns는 정보 보급 및 수집을 단순화하는 데 중요한 것으로 모바일 접근성을 정확하게 지적했습니다. “우리가 양식을 배포하거나 지금 의사 소통을 요청할 때, 우리는 모든 수신자가 선택한 장치에서 즉시보고 응답 할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 휴대 전화에서 직원과 가족에게 정보를 푸시 할 수 있다는 것은 큰 이점 일뿐 만 아니라, 승인 된 사용자는 또한 데이터, 문서 및 세부 정보를 적극적으로 조회 할 수 있습니다. 이는 직원이 응급 상황에서 신속하고 정확하게 행동 할 수 있다는 것을 의미합니다.

인프라에 대한 투자가 더 큰 효율성으로 이어집니다

결과와 관련하여 Burns와 SAS 팀이 특히 공유하는 것을 자랑스럽게 생각하는 주요 결과가 있습니다. Burns는“SAS 학교를위한 추가 자금을 모으기 위해 우리가 운영하는 이니셔티브 중 하나는 우리가 프로그램 향상 기여라고 부르는 것입니다.

슬롯 무료체험 Forms & Flows를 사용하기 전에이 프로그램은 기부 및 후속 조치를 기록하고 추적하기 위해 지속적인 관리가 필요했습니다. SAS 네트워크는 종종 번거로운 프로세스를 감독하는 데 도움이되는 추가 리소스를 사용합니다.

새로운 정상

운영을 간소화하고 관리자, 직원 및 가족을 더 잘 조정하는 강력한 디지털화 시스템을 도입하기위한 이니셔티브를 통해 예술 및 과학부는 학생 입학, 기금 조성 노력 및 HR 요구 사항과 같은 명령 적 이니셔티브를 강제 할 수있었습니다.

시간이 많이 걸리고 혼란스러운 수동 데이터 입력에서 교직원과 가족을 해방시켜 SAS 커뮤니티 전반에 걸쳐 가족 참여 수준이 급등하여 모든 사람들이 흥분하고 참여하고…

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